Las especificaciones de un expositor describen el producto, la ubicación y los requisitos de la estructura. Para una primera solicitud bastan una descripción del producto, el lugar previsto y una cantidad aproximada de expositores. Las dimensiones, el peso, la fecha deseada y las fotografías permiten concretar la planificación. En esta fase no necesita una estructura terminada ni un diseño listo para imprimir; señale expresamente los puntos pendientes.
Datos para solicitar un expositor
| Dato | Qué preparar | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Producto | Unidad envasada: anchura × profundidad × altura, peso, foto y variantes. | Diseñar soportes, estantes y acceso al producto. |
| Ubicación | Mostrador, suelo o palé; espacio disponible y normas del distribuidor. | Definir el formato y las dimensiones exteriores permitidas. |
| Capacidad | Cantidad de productos y disposición en cada expositor. | Comprobar espacio, carga y reposición. |
| Cantidad de expositores | Número de expositores y posibles cantidades por variante. | Calcular la producción y las opciones de presupuesto. |
| Diseño | Logotipo, directrices de color, diseños existentes o trabajo de diseño necesario. | Acordar impresión y acabados. |
| Entrega | Destino, fecha deseada y formato: en plano, montado o con productos. | Planificar embalaje, montaje y plazos. |
| Alcance del proyecto | Duración de uso, presupuesto orientativo, necesidad de muestras y dudas pendientes. | Identificar prioridades y decisiones pendientes. |
1. Describir el producto y la ubicación
Mida el envase listo para la venta, no solo el producto sin envasar. Indique el orden de las medidas, por ejemplo, anchura × profundidad × altura en milímetros, y añada el peso por unidad. Las fotos de frente y de perfil ayudan a explicar la forma y el acceso. Para productos colgados, incluya el sistema de suspensión.
Describa el espacio disponible para el expositor por separado de las dimensiones del producto. Incluya los límites de altura y los requisitos del distribuidor. Si el formato está por decidir, describa la ubicación: no es necesario elegir un modelo antes de tiempo.
Si necesita ayuda para elegir el formato: Comparar formatos de suelo, sobremesa y palé.
2. Separar capacidad, cantidad de expositores y presupuesto
Anote por separado el número de productos por expositor y el número de expositores que se solicitan. Si se presentarán varias variantes juntas, haga un esquema de su disposición. Indique si todos los expositores serán iguales o si necesitan distintas gráficas o surtidos.
Un presupuesto orientativo ayuda a centrar las opciones. Especifique si es por expositor o para todo el proyecto y si debe incluir muestras, embalaje y envío. Las cantidades mínimas y las series de producción adecuadas se estudian para cada proyecto.
Para conocer los principales factores de coste, consulte Cómo se prepara el presupuesto de un expositor.
3. Preparar el diseño, las muestras y la aprobación
Para una primera conversación bastan los logotipos disponibles, las directrices de marca, un boceto o una descripción del aspecto deseado. Señale los elementos de diseño que faltan. Los archivos finales deben corresponder a la estructura aprobada y a los requisitos de impresión acordados; un archivo de diseño general no constituye una aprobación de producción.
Identifique quién aprobará las dimensiones, el ajuste del producto y el diseño. Si necesita una muestra, explique su finalidad, como comprobar el ajuste, el montaje o el aspecto de la impresión. El alcance, el coste y el plazo de la muestra se acuerdan. Designar pronto a una persona de contacto facilita las consultas y aprobaciones.
Para conocer cada fase, consulte Fases del proyecto y muestras.
4. Indicar destino, fecha deseada y montaje
Distinga la fecha deseada de recepción de mercancía del inicio de la campaña. Indique el país y el código postal de entrega, así como si habrá un destino central o distribución a varias sedes. Especifique si el expositor debe llegar en plano, montado o con productos, y quién lo llenará.
Un calendario realista incluye propuestas, consultas, muestras, aprobación, producción y transporte. Una fecha solicitada solo pasa a ser una fecha de entrega acordada tras revisar el proyecto. Anote las condiciones de recepción del distribuidor, como franjas horarias, requisitos de palé o etiquetado.
Para ampliar la información logística, consulte Envío y entrega.
5. Ejemplo de especificaciones iniciales
Ejemplo ficticio de planificación: necesitamos 100 expositores de sobremesa idénticos para cosméticos envasados. Cada expositor debe contener doce envases. Un envase mide 45 × 35 × 120 mm (anchura × profundidad × altura) y pesa 150 g. La superficie disponible es de 300 × 250 mm; falta confirmar la altura máxima con el distribuidor. El expositor se utilizará durante seis semanas. Tenemos logotipo y directrices de color, pero la distribución aún está por decidir. Queremos entrega en plano a una dirección en Alemania y colocar los productos en destino. Facilitaremos más adelante la fecha deseada, el código postal y el presupuesto.
Estos datos describen necesidades, no una estructura verificada, un pedido mínimo ni un compromiso de entrega. Su primera solicitud también puede incluir dudas pendientes. Añada fotos o archivos cuando sean útiles e identifique los datos estimados.
Puede empezar con la información que ya tenga: Iniciar una solicitud de expositor.
